Политика безопасности автономного учреждения «Корпоративный университет правительства Воронежской области» в отношении обработки и защиты персональных данных
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В процессе осуществления своей деятельности в автономном учреждении «Корпоративный университет правительства Воронежской области» обрабатывает персональные данные. Важнейшими задачами при осуществлении обработки персональных данных (далее также – ПДн) Учреждение считает соблюдение принципов законности, справедливости и конфиденциальности. Руководство Учреждения несет ответственность за соблюдение конфиденциальности и безопасности обрабатываемых персональных данных.
Настоящая Политика безопасности в отношении обработки и защиты персональных данных в автономном учреждении «Корпоративный университет правительства Воронежской области» (далее – Политика) обеспечивает реализацию требований законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных. В Политике раскрываются основные категории персональных данных, цели, способы и принципы обработки персональных данных, права и обязанности при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также меры, применяемые в целях обеспечения безопасности персональных данных при их обработке.
Настоящая Политика распространяется на все случаи обработки персональных данных в Учреждении, вне зависимости от того, является обработка персональных данных автоматизированной или неавтоматизированной, производится она вручную либо автоматически.
Настоящая Политика является внутренним локальным нормативным актом и является обязательной для исполнения всеми подразделениями и Сотрудниками Учреждения.
Каждый сотрудник, вновь принимаемый на работу в Учреждение, во время первого вводного инструктажа должен быть ознакомлен с настоящей Политикой.
Настоящая Политика утверждается Руководителем Автономного учреждения «Корпоративный университет правительства Воронежской области», который осуществляет контроль соблюдения Политики в Учреждении.
Срок действия настоящей Политики – три года после ее утверждения. Политика подлежит пересмотру не реже одного раза в три года, либо при изменении законодательства.
Учреждение на основании требований настоящей Политики разрабатывает все внутренние локальные акты и иные документы, связанные с обработкой ПДн.
Настоящая Политика является общедоступным документом. Для обеспечения неограниченного доступа к документу, текст настоящей Политики размещен на общедоступном неопределенному кругу лиц стенде в учреждении или сайте учреждения.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу — субъекту персональных данных.
Обработка персональных данных — любое действие с персональными данными, совершаемое с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
Субъект персональных данных — идентифицированное или не идентифицированное физическое лицо, в отношении которого проводится обработка персональных данных.
Сотрудник — физическое лицо (субъект персональных данных), заключившее с Автономным учреждением «Корпоративный университет правительства Воронежской области» трудовой договор.
Соискатель — физическое лицо (субъект персональных данных), представившее в Автономным учреждением «Корпоративный университет правительства Воронежской области» свои персональные данные с предложением заключения трудового договора.
Партнер – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, оператор персональных данных, с которым у Автономного учреждения «Корпоративный университет правительства Воронежской области» имеются договорные отношения, во исполнение обязательств по которым Партнер поручает Автономному учреждению «Корпоративный университет правительства Воронежской области» в качестве третьего лица обработку ПДн Клиентов.
Клиент — физическое лицо — заказчик услуг (субъект персональных данных), заключивший с Автономным учреждением «Корпоративный университет правительства Воронежской области» или Партнером договор на оказание услуг, согласно договору.
Иное физическое лицо – физическое лицо (субъект персональных данных), заключившее с Автономным учреждением «Корпоративный университет правительства Воронежской области» договор на оказание определенного вида услуг или работ либо сотрудник Партнера.
Посетитель – физическое лицо (субъект персональных данных), не являющееся Сотрудником и получившее на законных основаниях допуск в помещения Учреждения.
Уполномоченный сотрудник – Сотрудник, назначенный приказом Руководителя ответственным за обеспечение информационной безопасности и защиту персональных данных.
Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Цели обработки ПДн
Организация проводит обработку персональных данных исключительно в целях:
а) осуществления деятельности в соответствии с нормативными актами, указанными в п.1. статьи 3. Политики;
б) организации учета Сотрудников в соответствии с требованиями законов и иных нормативно-правовых актов, содействия им в карьерном росте и трудоустройстве, в обучении, для осуществления медицинского страхования и для предоставления им иных льгот и компенсаций;
в) принятия решения о заключении с Соискателем трудового договора;
г) исполнения обязательств и осуществление прав по заключенным с Клиентами договорам оказания услуг в соответствии с нормами законодательства.
д) исполнения обязательств и осуществление прав по заключенным с иными физическими лицами или юридическими лицами договорам в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации;
е) для исполнения обязательств и осуществление прав в процессе судопроизводства по искам к Автономному учреждению «Корпоративный университет правительства Воронежской области» Сотрудников, Клиентов или Партнеров, или исков к Сотрудникам, Клиентам или Партнерам в рамках Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях;
ж) обработки персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен Сотрудникам или Клиентом либо по их просьбе;
з) выполнения маркетинговых и рекламных действий в целях установления и дальнейшего развития отношений с Клиентами и Партнерами;
и) осуществления пропускного и внутриобъектового режима в помещениях Учреждения.
В Учреждении обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают указанным выше целям их обработки. Персональные данные не подлежат обработке в случае несоответствия их характера и объема поставленным целям.
Учреждение не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, судимости.
В том случае если для достижения указанных выше целей обработки персональных данных, Учреждению необходимо осуществить обработку биометрических персональных данных, либо касающихся состояния здоровья, то такая обработка осуществляется только на основании согласия субъекта персональных данных. Обработка специальных категорий персональных данных, должна быть незамедлительно прекращена, если устранены причины, вследствие которых она осуществлялась.
2. Допуск Сотрудников к обработке ПДн
Персональные данные в Учреждении могут обрабатываться только уполномоченными в установленном порядке Сотрудниками.
Сотрудники допускаются в Учреждении к обработке персональных данных только решением Руководителя.
Сотрудники, допущенные к обработке персональных данных, имеют право приступать к работе с персональными данными только после ознакомления под личную роспись с локальными нормативными актами, регламентирующими в Учреждении обработку ПДн.
Сотрудники, осуществляющие обработку персональных данных, должны действовать в соответствии с должностными инструкциями, регламентами и другими распорядительными документами Учреждения, и соблюдать требования по соблюдению режима конфиденциальности.
3. Получение ПДн, их категории, сроки хранения
Учреждение получает персональные данные только на основании того, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении Учреждению своих персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Как правило, такое согласие дается при заключении письменных договоров с Автономным учреждением «Корпоративный университет правительства Воронежской области».
Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных.
В Учреждении обрабатываются следующие категории персональных данных:
а) Персональные данные Сотрудников и Руководителя. Источники получения: от субъектов персональных данных, на основании заключенных трудовых договоров.
б) Персональные данные Клиентов. Источники получения: от субъектов персональных данных или Партнеров, на основании заключенных договоров.
в) Персональные данные Партнеров и их представителей. Источники получения: от субъектов персональных данных или Партнеров, на основании заключенных договоров.
г) Персональные данные Соискателей. Источники получения: от субъектов персональных данных.
Сроки обработки и хранения персональных данных определяются в соответствие со сроком действия договора с субъектом персональных данных, сроком исковой давности, сроками хранения документов, установленными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», иными требованиями законодательства и нормативными документами, а также сроком предоставленного субъектом согласия на обработку персональных, в случаях, когда такое согласие должно быть предоставлено в соответствии с требованиями законодательства.
4. Передача ПДн третьим лицам
Передача персональных данных осуществляется Учреждением исключительно для достижения целей, заявленных для обработки персональных данных в п.2. настоящей статьи Политики.
Передача персональных данных третьим лицам осуществляется либо с письменного согласия субъекта персональных данных, которое оформляется в соответствии с требованиями законодательства, либо для исполнения договора, стороной которого или выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем, либо в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных; либо в иных случаях, установленных федеральным законодательством.
Передача персональных данных третьим лицам осуществляется Учреждением только на основании соответствующего договора с третьим лицом, существенным условием которого является обязанность обеспечения третьим лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке.
Учреждение не осуществляет трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств с учетом перечня государств, утвержденного уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных.
В целях соблюдения законодательства РФ, для достижения целей обработки, а также в интересах и с согласия субъектов персональных данных Учреждения в ходе своей деятельности предоставляет персональные данные нижеследующим третьим лицам.
а) Персональные данные Сотрудников и Руководителя на основании трудового договора и/или письменного согласия передаются в ниже следующие организации:
Банку – для оформления безналичного счета, на который будет перечисляться заработная плата и иные доходы Сотрудника и Руководителя, при условии, что Учреждение заранее сообщит Сотруднику и Руководителю наименование и адрес данного банка.
Кредитным организациям, в которые Сотрудник обращался для оформления кредитов, ссуд либо получения иных услуг, при условии, что Сотрудник заранее сообщит Работодателю наименования указанных кредитных организаций.
Страховой компании – для оформления полиса добровольного медицинского страхования, при условии, что Учреждение заранее сообщит Сотруднику наименование и адрес данной страховой компании.
Полиграфической организации или типографии — для изготовления визитных карточек Сотрудника и Руководителя при условии, что Учреждение заранее сообщит им наименование и адрес данного полиграфического предприятия.
Арендодателю — для оформления Сотруднику пропуска на территорию и в здание, в котором размещается Учреждение.
Партнерам Организации — для исполнения обязательств, возложенных на Учреждение договорами и иными законными сделками, исполнение которых предусмотрено должностными обязанностями Сотрудника, при условии, что Учреждение заранее сообщит Сотруднику наименования и адреса данных организаций.
Налоговым органам, подразделениям Пенсионного фонда Российской Федерации, подразделениям Федеральной миграционной службы России — для исполнения обязательств, возложенных на Учреждение законодательными и нормативными актами, а также исполнения законных официальных запросов, касающихся Сотрудника.
б) Персональные данные Клиентов в соответствии с заключенным с ними Учреждением письменным договором, и/или с письменного согласия субъекта персональных данных Учреждения на основании договоров передает ниже следующим третьим лицам:
Банкам – для безналичного перечисления денежных средств в счет оплаты услуг, заказанных Клиентом.
Налоговым и правоохранительным органам — для исполнения обязательств, возложенных на Учреждение законодательными и нормативными актами, а также исполнения законных официальных запросов, касающихся Клиента.
5. Меры по обеспечению безопасности ПДн при их обработке
Учреждением предприняты правовые, технические и организационные меры к защите персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении них. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности, следующими способами:
Организацией режима обеспечения безопасности помещений, в которых размещены информационные системы, препятствующего возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения.
Утверждением полного перечня персональных данных и иных объектов, подлежащих защите в Учреждении.
Обеспечением нераспространения документов и сведений, содержащих информацию о персональных данных, без согласия субъекта персональных данных, либо наличия иного законного основания.
Назначением уполномоченного сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных.
Утверждением перечня лиц, осуществляющих в Учреждении обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
Определением типа угроз безопасности персональных данных, актуальных для информационных систем Учреждения с учетом оценки возможного вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных.
Разработкой и утверждением локальных нормативных актов, регламентирующих в Учреждении обязанности должностных лиц, осуществляющих обработку и защиту ПДн, их ответственность за компрометацию персональных данных.
Осуществлением внутреннего контроля и аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным актам.
Запретом для Сотрудников, осуществляющих обработку персональных данных, проводить несанкционированное или нерегистрируемое копирование персональных данных, в том числе с использованием сменных носителей информации, мобильных устройств копирования и переноса информации, коммуникационных портов и устройств ввода-вывода, реализующих различные интерфейсы (включая беспроводные), запоминающих устройств мобильных средств (например, ноутбуков, карманных персональных компьютеров, смартфонов, мобильных телефонов), а также устройств фото и видеосъемки.
Обеспечением сохранности носителей персональных данных.
Использованием средств защиты информации, прошедших процедуру оценки соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных.
Ознакомлением Сотрудников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, локальными актами в отношении обработки персональных данных, и обучением указанных сотрудников.
Выделением конкретных мест хранения персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется Учреждением, режима обеспечения безопасности помещений и мест хранения материальных носителей ПДн.
Обеспечение раздельного хранения персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется без использования средств автоматизации и в различных целях.
Осуществлением учета документов по обработке персональных данных без использования автоматизированных систем отдельным делопроизводством, хранением документов с отметкой «Персональные данные» в надежно запираемых шкафах и сейфах, ключи от которых хранятся только у ответственных за данную деятельность Сотрудников.
Определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.
Применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных.
Оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных.
Учетом машинных носителей персональных данных.
Выявлением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием соответствующих мер.
Восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
Установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.
Обеспечением доступа к содержанию электронного журнала сообщений исключительно для сотрудников Учреждения или уполномоченного сотрудника, которым сведения, содержащиеся в указанном журнале, необходимы для выполнения трудовых обязанностей.
Контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных.
6. Права и обязанности субъекта ПДн
Субъект персональных данных имеет право:
на получение сведений об организации, о месте ее нахождения, о наличии у Учреждения персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также на ознакомление с такими персональными данными;
требовать от Учреждения уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
требовать прекращения обработки своих персональных данных;
получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в том числе содержащую: подтверждение факта обработки персональных данных Учреждения, а также цель такой обработки; способы обработки персональных данных, применяемые Учреждением; сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ; перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения; сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе в следующих случаях:
Если обработка персональных данных, включая те, что получены в результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, выполняется в целях укрепления обороны страны, обеспечения безопасности государства и охраны правопорядка.
При условии, что обработка персональных данных производится органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, когда допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными.
Если обработка персональных данных выполняется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.
Когда доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
Если обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.
Для реализации своих прав и защиты законных интересов субъект персональных данных имеет право обратиться в Учреждение, которое рассматривает любые обращения и жалобы со стороны субъектов персональных данных, тщательно расследует факты нарушений и принимает все необходимые меры для их немедленного устранения, наказания виновных лиц и урегулирования спорных и конфликтных ситуаций в досудебном порядке.
Субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Учреждения путем обращения в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.
Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и/или компенсацию морального вреда в судебном порядке.
Субъект персональных данных обязан предоставлять только достоверные и полные персональные данные, которые при необходимости должны быть документально подтверждены.
7. Порядок предоставления информации субъекту персональных данных
Доступ к своим персональным данным предоставляется субъекту персональных данных или его законному представителю при обращении, либо при получении запроса субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Учреждение сообщает субъекту персональных данных или его законному представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении субъекта персональных данных или его законного представителя либо в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его законного представителя.
Право субъекта персональных данных на доступ к своим персональным данным ограничивается в случае, если предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.
Неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов, содержащих персональные данные, либо несвоевременное предоставление таких документов или иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации может повлечь наложение на должностных лиц административного штрафа в размере, определяемом Кодексом об административных правонарушениях.
8. Ответственность за обеспечение безопасности ПДн
Учреждение несет ответственность за разработку, ведение и действительность соответствующих требованиям законодательства норм, регламентирующих получение, обработку и защиту персональных данных.
Каждый Сотрудник, получающий для работы документ, содержащий персональные данные, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
Сотрудники, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Организация не несет ответственности за убытки и иные затраты, понесенные субъектами персональных данных в результате предоставления ими недостоверных и неполных персональных данных.
9. Список использованных источников правового обоснования.
Учреждение осуществляет обработку персональных данных только на законной и справедливой основе.
Политика Учреждения в области обработки персональных данных определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами РФ:
Конституцией Российской Федерации;
Трудовым кодексом Российской Федерации;
Гражданским кодексом Российской Федерации;
Налоговым кодексом Российской Федерации;
Федеральным законом от 19.12.2005 № 160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных»;
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральным законом № 2300-1 от 07.02.1992 года «О защите прав потребителей»;
Постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 года №1119 «Об утверждении требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 года № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».